آموزش نحوه استفاده از آفیس 365 مایکروسافت

استفاده از آفیس 365 مایکروسافت (Microsoft 365 Office) کار بسیار ساده‌ای است  برخلاف تصور خیلی از کاربران پیچیدگی خاصی ندارد. این ورژن آفیس امکان استفاده از ابزارهای این نرم افزار کاربردی را به طور همزمان بر روی 5 دستگاه مختلف از گوشی موبایل گرفته تا کامپیوتر و حتی مک بوک میسر می‌کند. در این مقاله یک راهنمای کامل در مورد نحوه استفاده از آفیس 365 مایکروسافت برایتان ارائه می‌کنیم. با فروشگاه آی آر مایکروسافت استور همراه باشید.

ویژگی های Microsoft 365 Office را بشناسید

پیش از هر چیز بهتر است کمی در مورد ماهیت و ویژگی های مهم آفیس 365 مایکروسافت صحبت کنیم. این محصول در حال حاضر محبوب‌ ترین ورژن از سری محصولات آفیس شرکت مایکروسافت به شمار می‌رود که بر خلاف نسخه‌ هایی مثل آفیس پروفشنال پلاس (Office Professional Plus) که در قالب کدهای مادام‌العمر عرضه شده‌اند، در قالب یک اشتراک یا سابسکریپشن ارائه می‌شود. یعنی با خرید آفیس 365 مایکروسافت آن را در قالب اشتراکی دریافت خواهید کرد که نیازمند تمدید خواهد بود.

معمولا هم اشتراک‌ های این ورژن برنامه مایکروسافت آفیس به صورت ماهیانه و سالیانه قابل خرید و فعال سازی هستند. البته ما در فروشگاه آی آر مایکروسافت استور امکان خرید اکانت های از پیش ساخته شده Office 365 را هم با گارانتی کال یک ساله ارائه کرده‌ایم که قیمت بسیار ارزانی دارند و تمام مزیت های سرویس 365 به غیر از اشتراک 1 ترابایتی وان درایو (One Drive) را ارائه می‌کنند. اما بیایید مروری بر سایر ویژگی های Microsoft 365 Office داشته باشیم که سبب شده‌اند این محصول نسبت به سایر ورژن های آفیس محبوب تر شود. به عقیده ما شناخت این ویژگی ها موضوع بسیار مهمی است که باید قبل از آشنایی با نحوه استفاده از آفیس 365 مایکروسافت به آن پرداخته شود.

یکی از اصلی‌ترین نقاط قوت و ویژگی‌های مثبت آفیس ۳۶۵ مربوط به سازگاری آن با سیستم عامل‌ های اندروید و iOS و MacOS در کنار ویندوز می‌شود. این موضوع بدان معناست که اگر این ورژن برنامه مایکروسافت آفیس را تهیه کنید امکان استفاده از ابزارهایی همچون Word، Excel، PowerPoint، Publisher، Access و غیره را بر روی تمام این سیستم عامل ها خواهید داشت. به همین دلیل است که میگوییم بدون شک بهترین آفیس موبایل همین Office 365 بوده و حتی می‌تواند به عنوان بهترین آفیس مک بوک هم خطاب قرار گیرد.

جالب‌تر از آن اینکه سرویس مایکروسافت 365 همیشه او تحت هر شرایط امکان دستیابی به جدیدترین ورژن ابزارهای آفیس را میسر می‌سازد. یعنی در حال حاضر با نصب این ورژن آفیس به ابزارهایی مثل ورد ۲۰۲۴ و غیر دسترسی پیدا می‌کنید و در آینده که آپدیت دیگری برای این ابزارها منتشر شود با همین سرویس آفیس ۳۶۵ به آن ورژن های جدیدتر ورد، اکسل و سایر ابزارهای ارائه شده آفیس دسترسی خواهید یافت. پس به بیان دیگر اشتراک آفیس ۳۶۵ همواره دسترسی به جدیدترین ابزارهای آفیس را امکانپذیر می‌کند.

از دیگر ویژگی‌های جذاب و جالب سرویس مایکروسافت ۳۶۵ می‌توان به امکان استفاده همزمان از هر اکانت آن در ۵ دستگاه مختلف اشاره کرد. یعنی اگر شما یک اکانت مایکروسافت داشته باشید که سرویس ۳۶۵ روی آن فعال باشد می‌توانید به صورت همزمان این اکانت را در کامپیوتر، مک بوک، گوشی اندرویدی و آیفون خودتان مورد استفاده قرار دهید. ضمنا اشتراک نام برده شده امکان دسترسی به ابزارهای آفیس را در غنی‌ترین و بهترین حالت ممکن می‌دهد یعنی ابزارهایی که با خرید این اشتراک در اختیارتان قرار می‌گیرند از نظر تعداد نسبت به تمام ادیشن‌های دیگر موجود آفیس بیشتر و متعددتر خواهند بود.

یکی دیگر از ویژگی های Microsoft 365 Office یا بهترین بگوییم مزیت هایش مربوط به امکان دسترسی به ابزارهای آفیس بدون نیاز به نصب مستقیم بر روی دستگاه و از طریق پلتفرم ابری اختصاصی که بدین منظور ارائه شده است می‌شود. این فضای ابری اختصاصی به شما اجازه خواهد داد تا در هر کامپیوتر یا حتی گوشی موبایلی وارد اکانت مایکروسافت خودتان شوید و بدون نیاز به نصب برنامه آفیس به تمام ابزارهای آن دسترسی یابید و حتی نسبت به ایجاد، ویرایش و اشتراک گذاری فایل های مختلف آفیس در فضای ابری بپردازید. این موارد از اصلی ترین ویژگی های جذاب مایکروسافت 365 هستند.

نحوه استفاده از آفیس 365 مایکروسافت روی کامپیوتر و مک بوک

طبیعتا برای فعال کردن و استفاده از Office 365 روی مک بوک و کامپیوتر نیازمند این هستید که اشتراک مذکور را تهیه کرده باشید. پیشنهاد ما این است که خرید Office 365 را در قالب اکانت های پیش ساخته ارزان قیمت از فروشگاه آی آر مایکروسافت استور انجام دهید تا هم هزینه ناچیزی صرف خرید این محصول کرده باشید و هم از مزیت هایش بهره‌مند شوید. با فرض اینکه شما یک اکانت مایکروسافت با سرویس فعال آفیس 365 در اختیار دارید، نحوه استفاده از آفیس 365 روی کامپیوتر و مک بوک کاملا مشابه و یکسان خواهد بود. به خاطر داشته باشید که کلا می‌توان به دو روش زیر از مایکروسافت 365 استفاده کرد:

• استفاده در فضای ابری بدون نیاز به نصب روی کامپیوتر یا مک بوک
• نصب روی کامپیوتر یا مک بوک و استفاده به صورت لوکال در کنار ابری

برای دسترسی به ابزارهای آفیس در فضای ابری روی کامپیوتر یا مک بوک کافیست با کلیک روی این قسمت به صفحه ورود به پلتفرم ابری مایکروسافت 365 شوید. سپس روی گزینه Sign in کلیک کنید و با مشخصات اکانت مایکروسافت 365 که از فروشگاه آی آر مایکروسافت استور دریافت کرده‌‎اید وارد پنل ابری این سرویس شوید.

از منوی سمت چپ صفحه به قسمت Apps بروید. در این بخش لیست کل ابزارهای آفیس در پنل ابری ارائه می‌شود و می‌توانید هر ابزاری که دوست دارید را بدون نیاز به نصب آفیس روی کامپیوتر اجرا کنید. البته اگر اکانت های از پیش ساخته شده آفیس 365 را خریداری کرده باشید ممکن است اجازه استفاده از پنل ابری برای امنیت اطلاعات خودتان ارائه نشود چون در این حالت اطلاعات شما در فضای ابری سرویس 365 ذخیره می‌شود و به دلیل اشتراکی بودن این سرویس در حالت خرید، امنیت آن مناسب نخواهد بود.

پس بهتر است در این حالت با راهنمایی که در ادامه ارائه می‌کنیم آفیس را روی کامپیوتر یا مک بوک نصب کنید و به صورت لوکال ابزارهای آن را مورد استفاده قرار دهید. نحوه نصب و نحوه استفاده از آفیس 365 مایکروسافت روی کامپیوتر و مک بوک دقیقا مشابه یکدیگر خواهد بود و نیازمند طی کردن مراحل مشابه و یکسانی است که به در ادامه به آن اشاره خواهیم کرد.

در همان پنل ابری Microsoft 365 Copilot و قسمت بالا و سمت راست صفحه روی گزینه Install Apps > Microsoft 365 apps کلیک کنید.

حالا گزینه Install Office را انتخاب نمایید. بدین ترتیب خود سرورهای برنامه آفیس فایل نصبی مناسب سیستم عامل سیستم شما را دانلود خواهد کرد. پس از اینکه دانلود انجام شد فایل مورد نظر را اجرا کنید نصب آفیس روی کامپیوتر یا مک بوک شما انجام شود. سپس می‌توانید ابزارهای این نرم‌افزار را روی سیستم ایجاد کنید. دقت داشته باشید ممکن است بعد از ایجاد و اجرای یک فایل مثل ورد از شما خواسته شود که در اکانت مایکروسافت خودتان لاگین نمایید که باید این کار را انجام داده و با مشخصات اکانت مایکروسافت لاگین شوید که سرویس ۳۶۵ مایکروسافت روی آن فعال است.

نحوه استفاده از آفیس 365 مایکروسافت روی گوشی (اندروید و آیفون)

همانطور که اشاره کرده بودیم یکی از اصلی ترین مزیت های خرید مایکروسافت 365 یا همان آفیس 365 مربوط به ارائه امکان استفاده از ابزارهای آفیس روی موبایل می‌شود. جالب تر این است که این امکان برای هر دو سیستم عامل اندروید و آی او اس میسر شده و به نوعی با آفیس 365 می‌توان ورد، اکسل، پاورپوینت و غیره را روی گوشی و تبلت های اندرویدی و همچنین آیفون و آیپدهای اپل نصب کرد.

نحوه استفاده از آفیس 365 مایکروسافت روی گوشی بسیار ساده است. بدین منظور باید اپلیکیشن Microsoft 365 Copilot را از گوگل پلی استور (Google Play Store) گوشی و تبلت های اندرویدی یا اپ استور (App Store) آیفون و آیپد دانلود و روی موبایلتان نصب کنید. سپس این برنامه را اجرا نمایید تا با صفحه ورود به اکانت مایکروسافت مواجه شوید. در این صفحه با مشخصات اکانت مایکروسافت 365 که از فروشگاه آی آر مایکروسافت استور تهیه کرده‌اید لاگین شوید.

به همین راحتی وارد محیط برنامه خواهید شد و از آن پس می‌توانید بدون محدودیت و مشکل روی گوشی یا تبلت خودتان از ابزارهای آفیس استفاده به عمل آورید. فراموش نکنید که سرویس مایکروسافت 365 یک سرویس سالیانه صورت اشتراک سالیانه در فروشگاه آی آر مایکروسافت استور عرضه شده و باید هر سال تمدید گردد. پس استفاده از آفیس 365 هم صرفا با پرداخت یک مبلغ ناچیز روی گوشی های موبایل امکانپذیر خواهد بود.

چرا استفاده از پلتفرم ابری آفیس 365 توصیه نمی‌شود؟

به دلیل مسائل امنیتی که وجود دارد و آگاهی‌ هایی که شما باید دائما در مورد نحوه استفاده از پلتفرم‌ های ابری داشته باشید و جا افتاده نبودن این سیستم در بین کاربران و احتمال بالای سو استفاده از آن توسط افراد سودجو ما استفاده از پلتفرم ابری آفیس 365 را توصیه نمی‌کنیم. وقتی از فضای ابری این پلتفرم برای دسترسی به ابزارهای آفیس استفاده کنید تمام فایل‌های اسناد و مدارک شما از قبیل ورد، اکسل و غیره در فضای ابری آن ذخیره می‌شوند و در صورتی که مشخصات اکانت شما بنا به هر دلیل توسط فردی تشخیص داده شود، وی قادر به دستیابی به فایل های مهم شما خواهد شد.

البته اگر روش مایکروسافت ۳۶۵ را بر روی اکانت شخصی خودتان فعال کنید مطمئن باشید که جوانب امنیتی لازم را در استفاده از اکانت مایکروسافت خودتان رعایت می‌کنید، ما مانعی برای استفاده از پلتفرم ابری آفیس 365 وجود نخواهد داشت اما باز هم توصیه داریم تا حد امکان فایل های مهم خودتان را در فضای ابری ذخیره نکنید و آن ها را به فضای لوکال گوشی یا کامپیوتر انتقال دهید و از روش نصب آفیس روی گوشی و کامپیوتر استفاده نمایید. ضمناً در اکانت ‌های پیش ساخته مایکروسافت ۳۶۵ معمولا دسترسی به ای ابری ذخیره‌سازی اطلاعات سرویس مذکور ارائه نمی‌شود و اگر هم ارائه گردد به صورت اشتراکی ارائه خواهد شد که ریسک بالایی دارد.

نتیجه‌گیری نهایی

همانطور که مشاهده کردید در این مقاله به آموزش نحوه استفاده از آفیس 365 مایکروسافت پرداختیم و روش نصب آن روی گوشی های موبایل و همچنین کامپیوتر را برایتان شرح دادیم. فراموش نکنید که اکانت آفیس ۳۶۵ با ارزان‌ترین قیمت از فروشگاه آی آر مایکروسافت استور قابل خرید و سفارش است و گارانتی یک ماه بی قید و شرط را هم شامل می‌شود. مایکروسافت ۳۶۵ بدون تردید یکی از بهترین نسخه‌های آفیس برای نصب و استفاده بر روی هر گوشی و کامپیوتری خواهد بود. امیدواریم از این مقاله استفاده لازم را به عمل آورده باشید.